Toptan Şapka Üreticileri ile Çalışırken Sipariş Formunda Neler Yazmalı?

Telefonda konuşulan şeyler, üç hafta sonra teslimat günü geldiğinde farklı hatırlanır. Müşteri “lacivert” dediğini hatırlar, atölye “koyu lacivert” not aldığını. Logo “biraz daha büyük” olacaktı ama ne kadar büyük olacağı kimsenin kaydında yok. Şapka siparişlerinde yaşanan anlaşmazlıkların çoğu üretim hatasından değil, yazıya dökülmemiş kararlardan çıkıyor.

Toptan şapka üreticileri ile çalışırken her siparişi bir sipariş formuna ya da en azından ayrıntılı bir yazılı onaya bağlamak bu yüzden önemli. Bir iki sayfalık bir belge, sonradan çıkabilecek tartışmaların çoğunu baştan engelliyor. Bu belgede yer alması gereken başlıkları, neden gerektikleriyle birlikte aşağıda bulabilirsiniz.

“Beyzbol şapkası” demek yetmez

Beyzbol şapkası denince akla gelen ürünün onlarca çeşidi var. Formda en azından şu bilgiler açıkça yazmalı:

• Panel sayısı (5 panel ya da 6 panel)
• Yapılı mı yapısız mı, yani ön panelde tela olup olmadığı
• Tepe yüksekliği (düşük, orta ya da yüksek profil)
• Siper tipi (düz ya da kavisli) ve siper uzunluğu
• Arka kapama (çıtçıt, cırt, metal tokalı kemer ya da kapalı arka)
• Havalandırma delikleri ve tepe düğmesinin rengi

Model konusunda kararsızsanız 5 panel ve 6 panel şapka rehberimiz ile arka kapama çeşitleri yazıları seçimi kolaylaştırır. Elinizde beğendiğiniz bir şapka varsa onun fotoğrafını forma eklemek de iyi fikir, ama fotoğraf tek başına yetmez. Fotoğrafta tepe yüksekliği ya da siper uzunluğu net anlaşılmaz.

Kodu yazılmayan renk tartışma çıkarır

“Kırmızı” bir renk değil, bir renk ailesidir. Formda kumaşın cinsi (pamuk gabardin, polyester, kadife, file), gramajı ve rengin kodu bulunmalı. Renk kodu olarak kumaş kartelasındaki numara ya da Pantone TCX kodu kullanılabilir.

Kurumsal rengi olan firmalar için bu konu daha da hassas. Boyahaneden gelen her kumaş partisi bir öncekinden çok az farklı çıkabilir. Kurumsal renginizin tutması şartsa, kesime geçilmeden önce kumaş parçasının onayını isteyin. Kumaş tercihleri için şapka kumaşı yazımıza göz atabilirsiniz.

Siper altı, ter bandı ve iç biye için farklı bir renk istiyorsanız bunu da ayrı satırda yazın. Yazılmayan her ayrıntıda atölye kendi standardını uygular; bu standart sizin aklınızdakiyle örtüşmeyebilir.

Logo ölçüsü santimle yazılır

Logo bölümünde her uygulama için ayrı bir satır olmalı:

• Konum (ön orta, sol yan, arka, siper altı)
• Ölçü (genişlik ve yükseklik, santim olarak)
• Teknik (düz nakış, 3D nakış, DTF baskı, dokuma arma, deri patch)
• İplik ya da baskı renkleri

“Logo ön tarafta olacak” cümlesi, ölçü konusunda atölyeye geniş bir alan bırakır. Logo 7 cm de olabilir, 10 cm de, ikisi de “ön tarafta” sayılır. Toptan şapka üreticileri bu boşluğu genellikle kendi standart ölçüleriyle doldurur ve sonuç çoğu zaman beklenenden küçük çıkar.

Adet, renk dağılımı ve tolerans

Toplam adedin yanında renk ve beden dağılımı da yazılmalı. Arkası ayarlanabilir modellerde tek beden genellikle yeterli. Kapalı arka (fitted) modellerde ise beden dağılımı şart; bu noktada şapka beden tablosu işinize yarar.

Sık atlanan bir konu da adet toleransı. Kesim firesi ve kalite kontrolde ayrılan ürünler yüzünden teslim edilen adet, siparişten birkaç adet az ya da fazla çıkabilir. Toptan şapka imalatçıları genellikle yüzde 2-3 civarında bir tolerans uygular. Eksik adedin faturadan düşülüp düşülmeyeceği, fazla adedin ücretlendirilip ücretlendirilmeyeceği formda yer almalı.

Etiket ve paketleme

Kendi markanızla satış yapacaksanız iç etiket, yıkama talimatı etiketi ve askılı karton etiket bilgileri de forma girmeli. Etiketin dokuma mı baskılı mı olacağı, kimin tedarik edeceği ve şapkanın neresine dikileceği netleşmeli.

Paketlemede tekli poşet olup olmayacağı, koli başına kaç adet konacağı ve kolilerin üzerine hangi bilgilerin yazılacağı belirtilmeli. Bayilere dağıtılacak bir siparişte koli etiketlerinin baştan doğru hazırlanması depoda ciddi zaman kazandırır. Etkinliklerde dağıtılacak toptan promosyon şapka siparişlerinde ise renk ve beden bazında ayrılmış koliler, dağıtım masasındaki karmaşayı epey azaltır.

Numune onayı nasıl yapılacak?

Formda numune aşamasının nasıl işleyeceği de yazılmalı. Fotoğraf onayı yeterli mi, yoksa fiziksel numune mi gönderilecek? Numune ücretli mi, ücret siparişten düşülecek mi? Kaç revizyon hakkı var?

Onaylanan numune, üretimin referansıdır. Bu yüzden onay yazılı verilmeli ve onaylı numunenin bir adedi müşteride, bir adedi atölyede kalmalı. Seri üretimde bir soru çıktığında iki taraf da aynı şapkaya bakarak konuşur. Numune sürecinin ayrıntıları için şapka numunesi yazımızı okuyabilirsiniz.

Üretim başladıktan sonra değişiklik

Sipariş onaylandıktan sonra fikir değiştirmek olağan bir durum. Pazarlama ekibi logoya bir slogan eklemek ister, bir şube ek adet talep eder, renklerden biri iptal edilir. Formda bu tür değişikliklerin hangi aşamaya kadar ücretsiz yapılabileceği yazılı olmalı.

Kumaş kesilmeden önce renk değiştirmek genellikle sorun yaratmaz. Kesimden sonra renk değişikliği ise kesilmiş kumaşın boşa gitmesi demektir. Nakış başladıktan sonra logo değişikliği de benzer şekilde hem süreyi hem maliyeti artırır. Toptan şapka üreticileri bu sınırları genellikle sözlü olarak belirtir, ama yazılı olması iki tarafın da elini rahatlatır.

Termin, ödeme ve teslimat

Teslim tarihi formda net bir gün olarak yazılmalı, ama bu tarihin neye bağlı olduğu da belirtilmeli. Termin genellikle numune onayından itibaren işler. Numune onayı bir hafta gecikirse teslimat da bir hafta kayar. Bu ilişki yazılı değilse gecikmenin kimden kaynaklandığı tartışmalı hale gelir.

Ödeme şekli (avans oranı ve kalan ödemenin ne zaman yapılacağı), fiyata KDV’nin dahil olup olmadığı ve nakliyenin kime ait olduğu da aynı belgede yer almalı. Şehir dışına gidecek siparişlerde kargo mu ambar mı kullanılacağı koli sayısına göre değişebilir, bunu da baştan konuşmak gerekir.

Neyi hata sayıyoruz?

Kalite konusunda iki tarafın aynı dili konuşması gerekir. Nakışta 1-2 mm kayma kabul edilebilir mi? Siperde hafif bir asimetri, iç tarafta kesilmemiş bir iplik ucu nasıl değerlendirilecek? Bunları önceden konuşmak, teslimat günü kolileri açtığınızda yaşanacak sürprizleri azaltır. Toptan şapka imalatçıları arasında kalite kontrol alışkanlıkları da farklılık gösterir. Bizim hangi noktalara baktığımızı şapka kalite kontrol yazısında tek tek anlattık.

Her sipariş bu kadar ayrıntı ister mi?

Hayır. Tek günlük bir etkinlik için hazırlanan siparişte model genellikle standarttır, özel etiket ve paketleme yoktur. Böyle bir işte form; model, renk, logo ölçüsü, adet ve teslim tarihinden oluşan beş altı satıra iner. Promosyon şapka imalatı ile kendi markası için koleksiyon hazırlatan bir firmanın siparişi arasındaki fark, en çok bu belgenin uzunluğunda görülür. Toptan promosyon şapka işlerinde form kısa olsa da logo ölçüsü ve teslim tarihi mutlaka yazılı olmalı, çünkü bu iki konu en sık tartışma çıkan başlıklar. Önemli olan satır sayısı değil, konuşulan her kararın bir yerde yazılı olması.

Formu kim hazırlamalı?

Bazı toptan şapka üreticileri kendi sipariş formunu kullanır, bazıları müşteriden gelen bilgiyi e-postada teyit etmekle yetinir. İki yöntem de işler, yeter ki belge iki tarafın onayından geçsin. Formu atölye hazırlıyorsa imzalamadan önce her satırı okuyun; formu siz hazırlıyorsanız atölyeden satır satır geri dönüş isteyin. Promosyon şapka imalatı gibi hızlı dönen işlerde bile bu kontrol on dakikadan uzun sürmez.

Toptan şapka imalatçıları ile ilk kez çalışıyorsanız, kullandıkları boş sipariş formunu baştan istemek de fikir verir. Atölyenin hangi bilgileri sorduğu, işini ne kadar ciddiye aldığını da gösterir.

Yüz yüze konuşmanın yazılı tarafı

İstanbul’da toptan şapka üreticileri ile çalışan firmaların çoğu işi atölyede yüz yüze ya da telefonda konuşarak yürütür. Bu hızlıdır ve çoğu zaman da iyi işler. Ama bir hafta sonra neyin konuşulduğunu hatırlamak zorlaşır. Görüşmeden sonra konuşulanları kısa bir e-postayla özetleyip atölyeden “onaylıyoruz” cevabı almak bile ayrıntılı bir formun işini büyük ölçüde görür. İstanbul’da toptan şapka üreticileri ile atölyede yapılan bir görüşmenin ardından gönderilen beş satırlık bir özet, üç hafta sonra teslimat günü çok işe yarar.

Atalar Tekstil olarak toptan şapka üreticileri arasında kendi atölyesinde üretim yapan firmalardanız. Siparişinizi konuşurken bu başlıkların her birini birlikte netleştirebiliriz. İletişim sayfamızdan bize ulaşabilir, sipariş sürecinin genel akışını görmek için İstanbul Şapka’nın şapka siparişi nasıl verilir yazısına da göz atabilirsiniz.